Registro Actividades y AEPD

Cómo hacer un registro de actividades

En fecha reciente, la Agencia Española de Protección de Datos, publicaba una noticia titulada NUEVA FUNCIONALIDAD DEL SERVICIO DE SOLICITUD DE COPIA DE LA INSCRIPCIÓN DE FICHEROS, que se puede leer completa aquí:

http://www.agpd.es/portalwebAGPD/revista_prensa/revista_prensa/2017/notas_prensa/news/2017_11_21-ides-idphp.php

Se trata de que accediendo a la sección indicada, los responsables de tratamiento puedan descargar en formato digital un contenido que puede servir de base para confeccionar el Registro de actividades exigido en el artículo 30 del Reglamento General de Protección de Datos europeo.

Eso sí, no se debe olvidar que este Registro no será obligatorio para ninguna empresa ni organización que emplee a menos de 250 personas, a menos que el tratamiento que realice pueda entrañar un riesgo para los derechos y libertades de los interesados, no sea ocasional, o incluya categorías especiales de datos personales indicadas en el artículo 9, apartado 1, o datos personales relativos a condenas e infracciones penales a que se refiere el artículo 10.

El Registro de actividades viene a sustituir a la obligación de notificar los ficheros al Registro de la Agencia Española de Protección de Datos, de modo que a partir de finales de mayo de 2018 la obligación de notificación dejará de existir, pero será necesario confeccionar este Registro o inventario de tratamientos de datos.

El Registro no hace falta que se publique ni se envíe a ningún organismo, pero tendrá que estar a disposición de la Agencia Española de Protección de Datos u organismo equivalente que lo solicite. No obstante, las administraciones públicas sí que tienen que publicarlo, siendo accesible por medios electrónicos (en su web, por ejemplo).

La obligación incumbe –con la expeción antes mencionada- tanto a responsables de fichero como a encargados de tratamiento.

En la web de la Agencia, lo que se puede descargar es un Excel o XML con el contenido completo de las inscripciones efectuadas.

La herramienta de la Agencia FACILITA, de la que ya hemos hablado en otra ocasión, genera –entre otros documentos- la estructura y contenido del registro de actividades, por lo que puede servir de guía, al menos para entidades que no presentan riesgos en materia de tratamiento de datos de carácter personal.

Registro de actividades

Inscripción ficheros y registro actividades

Una de las novedades que introduce el Reglamento General Europeo de Protección de datos es que desaparece la obligación de inscribir los ficheros en el Registro de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).

No obstante, la obligación queda sustituida por otra similar: la obligación de tener un REGISTRO DE ACTIVIDADES.

Veamos qué es eso exactamente:

Lo dice su artículo 30: el responsable de fichero y, en su caso, su representante llevarán un registro de actividades de tratamiento efectuadas bajo su responsabilidad. Lo que se traduce en la obligación de describir qué datos se recogen, con qué fin se tratan, a quién o quiénes se comunican, si se transfieren a terceros países, qué medidas técnicas y organizativas se aplicará para preservar su seguridad, y cuándo se puede proceder a su  supresión.

Es un control muy similar al que se viene realizando a través de los formularios NOTA, para la inscripción de ficheros en el Registro de la AEPD, salvo por algún detalle.

En el formulario NOTA se ha de hacer constar quién recoge datos y sus datos de contacto exactos, qué datos se recogen, con qué fin, de quién se recogen, qué medidas de seguridad se van tomar sobre los mismos, si el fichero es automatizado, manual o mixto y si esos datos van a cederse a terceros o si van a transferirse fuera del Espacio Económico Europeo.

El contenido no se modifica a penas, pero sí la forma.

No habrá que formalizar esta obligación mediante la inscripción obligatoria por el formulario NOTA, pero sí llevar el REGISTRO DE ACTIVIDADES  a nivel interno.

Y como indica la propia AEPD, “la existencia del Registro de Ficheros puede convertirse en una herramienta de ayuda y un punto de partida ante la tarea que será obligatoria a partir del 25 de mayo de 2018.”

Es decir, que si bien el referido Registro pierde su obligatoriedad, sí que sirve como modelo y punto de partida para hacer el Registro de Actividades.

Mi opinión personal es que resulta una modificación poco afortunada, ya que el Registro público al menos otorgaba certeza al ciudadano sobre la identidad del responsable de fichero y la forma en que podía contactarse con el mismo.