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¿Cómo me adapto al RGPD?

Adaptarse al RGPD

Si el mes pasado hablábamos de que la Agencia Española de Protección de Datos había publicado una guía u hoja de ruta para que las Administraciones públicas pudieran dar los pasos oportunos para adaptarse al Reglamento General de Protección de Datos europeo (RGPD), este mes tenemos que hablar de la misma guía, pero para el sector privado (empresas y profesionales y otras entidades privadas), igualmente publicada por la Agencia en su web.

Si eres por tanto un profesional autónomo, asociación privada, fundación privada o empresario, te interesa esta información, y debes tener en cuenta que la nueva normativa se aplicará plenamente desde el 25 de mayo de 2018.

La breve guía se puede consultar en este enlace oficial:

http://www.agpd.es/portalwebAGPD/canaldocumentacion/publicaciones/common/infografias/Adaptacion_RGPD_sector_privado.pdf

Estos son los pasos a seguir:

1º. Nombramiento de un Delegado de Protección de Datos. Ojo, que no todos los profesionales, entidades o empresas tienen que designarlo. Sólo procede en los casos que indica la normativa. Como siempre que aparece una legislación nueva (o no tan nueva) empiezan a circular infinidad de bulos y datos erróneos. Este es uno de ellos. Son muchas las personas que me llaman preocupadas porque les han asegurado que tienen que designar un Delegado de protección de datos. En la mayoría de los casos eso es totalmente incorrecto.

2º. Redactar el Registro de Actividades de Tratamiento. No lo aclara la Agencia, pero se hará cuando la Ley lo exija. También aquí hay excepciones en el RGPD.

3º. Realizar un análisis de riesgos: este sí que lo tienen que hacer todos los responsables de tratamiento y encargados de tratamiento. Pero también es cierto que en unos casos será un trámite muy sencillo y en otros, será más complicado.

4º. Revisión de medidas de seguridad destinadas a la protección de los datos de carácter personal, teniendo en cuenta el análisis de riesgos anterior.

5º. Crear mecanismos y procedimientos para la notificación de las violaciones de seguridad de los datos de carácter personal.

6º. Elaborar un informe de Evaluación de Impacto cuando proceda (ni mucho menos es aplicable a todos los responsables y encargados de tratamiento).

7º. Modificar las cláusulas informativas que se puedan firmar con clientes, que pueda haber en las webs y en otros supuestos.

8º. Adaptar mecanismos y procedimientos para facilitar el ejercicio de los derechos de los ciudadanos (acceso, rectificación, supresión, oposición, etc…).

9º. Revisar y actualizar los contratos de encargados de tratamiento y verificar si estos últimos cumplen las exigencias del RGPD.

10º. Revisar la política de privacidad de la entidad en general.

11º. Por último, se insiste en la importancia de dejar documentada la realización de todo lo anterior.

 

 

Cómo adaptarse a la LOPD

Aunque sigue habiendo profesionales y empresarios que siguen totalmente ajenos a  esta cuestión, lo normal es que a la gente, al menos, le suene eso de la protección de datos, y a veces incluso, que hay que cumplirla y adaptarse a ella…

Una pregunta muy habitual que me hacen es: «¿Y cómo me puedo adaptar a la LOPD?»

Y no se refieren al contenido de la adaptación ni a las obligaciones jurídicas, sino a las posibles formas o procedimientos que yo, otro asesor o la AEPD, por ejemplo, ponen a su disposición para hacer efectivo eso de la dichosa adaptación.

Me explico: esta misma mañana me preguntaban si yo podía hacer la adaptación a la LOPD por teléfono.

Aunque de entrada la pregunta puede parecer extraña, la verdad es que yo la encuentro muy interesante, tanto que hoy le dedico esta entrada en mi blog.

Vender adaptaciones a la LOPD «a distancia» es posible, en efecto.

De hecho, en la tarifa de precios que incluyo en mi web, yo misma te invito a ahorrar gastos de la adaptación a la LOPD, sugiriéndote que mantengamos una videoconferencia o usemos otros medios telemáticos.

Cuando planteo algo así  -creo que es obvio-, estoy pensando en interesados que tienen sus negocios fuera de Málaga. De hecho, me piden presupuestos desde puntos muy diversos de España, tales como Cádiz, Granada, Madrid, Jaen, Bilbao, Galicia, Valladolid, Barcelona, etc…

Desplazarme a Madrid desde Málaga, por poner un caso, para adaptarte a la LOPD, si eres una empresa pequeña o un autónomo, te va a costar más caro por los gastos del viaje, que por la adaptación en sí. De modo que te compensa buscar un asesor de tu localidad.

No obstante, también es cierto que se trata de algo que en muchos casos se puede hacer sin tener que viajar.

A mí me gusta conocer a mi cliente, ver sus instalaciones, revisar medidas de seguridad y documentación.

Sin embargo, he trabajado sin ningún problema con clientes que estaban en el otro extremo de la península, usando videoconferencias, llamadas, e-mails… De hecho, tengo empresas que me han hecho llegar por e-mail un completo repertorio de fotos de sus instalaciones, archivadores, salas de servidores, etc…

Y claro, pensaréis, el cliente podría estar mintiéndote, Vanesa.

Cierto, pero para eso antes le he obligado a firmar un contrato en el que, entre otras cosas, el cliente me asegura que los datos proporcionados son ciertos y coinciden con la realidad, y que no me hago responsable de las bolas que quieras meterme. Allá tú.

Además, ya debería el cliente saber que mentirle a su propio abogado es lo más contraproducente del mundo. Las mentiras que me haces llegar, al final se vuelven en tu contra y la sanción te la van a poner a ti, no a mí.

Y siguiendo con lo que iba… pues sí: en ocasiones hago adaptaciones a la LOPD por vías telemáticas y no tengo ningún problema. Los documentos de la adaptación, una vez hechos, se los remito al cliente por e-mail y me tiene a su disposición por correo electrónico o teléfono para cualquier duda o problema que le pueda surgir.

Es un procedimiento de adaptación que, por supuesto, no recomiendo a empresas con procesos de funcionamiento complejos o de cierta entidad. Ahí suele ser fundamental la presencia física del asesor y muchas veces, continuada en el tiempo.

Adaptacion Proteccion de Datos


DIEZ GRANDES ÉXITOS CINEMALOPDGRÁFICOS

EL SEÑOR DE LOS FICHERILLOS

 

En la Tierra Leotardo, un valiente Responsabledeficherhobbit llamado Rodolfo Blusón, ha decidido cargar con unos pesados ficherillos de datos de carácter personal para conducirlos a la tenebrosa Agencia de Protección de Datos y evitar que caiga en poder del malvado Señor oscuro Inspeccionator.

En un desolado páramo de Nazgules, se detuvo el amigo Rodolfo a recitar estos bellos versos:

Tres ficherillos, tres, para los reyes elfos bajo llave.
Siete para los señores enanos en casas con alarma.
Nueve para los hombres mortales sin contraseñas seguras.
Uno para el «Señor oscuro», sobre copias de seguridad.
en la tierra de Mordor donde se extienden las multas.
Un Ficherillo para gobernarlos a todos. Un Ficherillo para encontrarlos,
un Ficherillo para atraerlos a todos y atarlos en las tinieblas
en la tierra de Mordor donde se extienden las medidas de inseguridad.

– ¿Pero en qué quedamos entonces, a ver, Sr. Blusón? ¿Un ficherillo? ¿Tres? ¿Siete? ¿Nueve? ¿O veintitrés? Cuando usted se aclare, vuelva, y traígame rellenos los impresos, por favor, que ya se lo he dicho un montón de veces. Qué pesao el tío con tanto ficherillo y tanto ficherillo… -dijo Eowynaepd, funcionaria elfa orejuda de la Agencia E-Mediana de Protección de Datos.

En cuanto lo vio salir del edificio de la Agencia, Gólum-600.000 le lanzó a Blusón una Resolución de la Agencia de Protección de Datos en la que multaban a uno que no se aclaraba con lo de los ficherillos.

Gólum-600.000 es un desgraciado que está continuamente molestando al portador de los ficherillos y tiene un trastorno ansioso-depresivo porque hace un par de años la Agencia E-Mediana de Protección de Datos le impulso la multa máxima prevista en la normativa ,por no estar adaptado a LOPD. Una jugosa multa de 600.000 euros, sí.

¿Conseguirá al final llevar Blusón los ficherillos a la Agencia E-mediana? Quizá, pero no sabemos si en la primera parte, en la segunda o en la tercera, porque aquí hay para rato…

 

FIN.

 

Epílogo:

Hola, soy Cocolopd, hija de Lopddirecta y me llaman Vanesa Directa, abogada protectora de datos, y hoy os voy a explicar la diferencia entre estar adaptados a la LOPD o no estarlo.

Bromas peliculeras aparte, es cierto que a veces el empresario o profesional que se va a adaptar a la LOPD o está en proceso, se puede sentir como un Hobbit arrastrando la pesada carga de un anillo maldito.

No son pocas las obligaciones que imponen la Ley y, sobre todo, el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal, aprobado por RD 1720/2007, de 21 de diciembre, y en ciertas empresas puede resultar complicado de llevar a la práctica.

Poco puedes hacer ante eso, salvo contar con la orientación de un especialista, y echarle paciencia.

La adaptación no siempre es complicada. Obviamente no es lo mismo cumplir la LOPD para un profesional autónomo sin trabajadores que sólo maneja datos fiscales de sus clientes, que para un Hospital provincial.

En líneas muy generales, esto es lo que vas a tener que hacer en todos los casos:

1º. Notificar los ficheros de datos que manejas ante el Registro de la Agencia de Protección de Datos.

2º. Hacer uso de ciertas clausulas, documentos y contratos para acreditar el cumplimiento de las obligaciones de la LOPD (por ejemplo: clausulas de confidencialidad, de información, contratos de acceso a datos, uso de carteles distintivos del uso de cámaras de videovigilancia, etc…).

3º. Implantar las medidas de seguridad que exige el Reglamento de desarrollo de la LOPD, incluyendo la elaboración y cumplimentación del Documento de Seguridad.

Y es normalmente este tercer apartado el que más problemas causa en la práctica, en lo que respecta a la implantación de medidas de seguridad.

A veces puede ser tan simple como tener contraseñas en los soportes automatizados (PCs, móviles, PDAs…), documentación bajo llave, copias de seguridad, documento de seguridad y poco más, y otras veces la cosa se complica, con exigencias que llegan a la necesidad de etiquetar los soportes o encriptar los datos contenidos en ellos o que son comunicados, por mencionar algunos ejemplos.

Todo dependerá del tipo de datos que tengas, de las dimensiones de tu empresa, de tu equipamiento informático, tus redes, de tu actividad, número de empleados, etc…

Cada negocio puede presentar sus particularidades en materia de adaptación a la LOPD, por lo que si no estás en uno de los supuestos “sencillos” es muy recomendable que te asesores a través de algún profesional.