Encargado de tratamiento en el Reglamento Europeo

¿Cómo redacto un contrato con el encargado de tratamiento según el Reglamento Europeo de Protección de Datos?

La Agencia Española de Protección de Datos ha publicado hace poco un documento titulado DIRECTRICES PARA LA ELABORACIÓN DE CONTRATOS ENTRE RESPONSABLES Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO, basado en las novedades del nuevo Reglamento Europeo de Protección de Datos.

Según dicho Reglamento, se entiendo por Encargado de tratamiento, la persona física o jurídica, autoridad pública, servicio u otro organismo que presta un servicio al responsable de ficheros, y que conlleva tratamiento de datos personales por cuenta de dicho responsable.

Para distinguir cuándo hablamos de encargado de tratamiento y cuándo de responsable de ficheros, hay que tener en cuenta que el responsable es siempre quien decide sobre la finalidad y los usos de la información, y el encargado quien sigue sus instrucciones. Éste no puede nunca usar los datos para fines propios.

Es importante tener en cuenta que el Reglamento Europeo impone al responsable de ficheros un deber de diligencia en la elección del encargado de tratamiento que le ha de prestar servicios. No se puede elegir cualquier encargado, sino sólo aquel que cumple las medidas de seguridad reglamentarias y demás preceptos del referido reglamento.

Igualmente importante es la formalización de un contrato o acto jurídico entre el responsable y el encargado de tratamiento, que debe estar sujeto a una serie de parámetros.

Veamos cuáles son a continuación:

1º. El contrato debe contener las instrucciones del responsable al encargado del tratamiento: debe quedar totalmente claro en qué consiste el encargo.

2º. Deber de confidencialidad: habrá que definir cómo va a hacer posible el encargado de tratamiento, el secreto sobre el tratamiento de los datos que lleva a cabo, garantizando que su personal lo respetará.

3º. Medidas de seguridad: en el contrato se ha de recoger la obligación del encargado de adoptar todas las medidas de seguridad exigidas por el Reglamento.

4º. Subcontratación: el contrato regulará el régimen de subcontratación en caso de que se produzca.

5º. Derechos de los interesados: se ha de regular de qué manera el encargado de tratamiento asistirá al responsable en el cumplimiento de la obligación de responder a las solicitudes de derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad, oposición…

6º. Colaboración en el cumplimiento de las obligaciones del responsable: el contrato establecerá la forma en que el encargado ayudará al responsable a garantizar el cumplimiento de las obligaciones sobre medidas de seguridad, notificación de violaciones, comunicación de las mismas a los afectados, realización de evaluaciones de impacto y realización de consultas previas.

7º. Destino de los datos al finalizar la prestación: el contrato establecerá cómo se han de tratar los datos una vez finalizado el encargo, y si por tanto, se destruirán o  se devolverán al responsable.

8º. Colaboración con el responsable para demostrar el cumplimiento: el contrato contendrá la obligación del encargado de poner a disposición del responsable toda la información precisa para demostrar el cumplimiento de las obligaciones reglamentarias.

En los anexos del documento de Directrices del que estamos hablando, se proporcionan modelos de contrato para firmar entre el responsable de tratamiento y el encargado.

Se pueden consultar aquí, pinchando en DIRECTRICES PARA LA ELABORACIÓN DE CONTRATOS ENTRE RESPONSABLES Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO:

http://www.agpd.es/portalwebAGPD/temas/reglamento/index-ides-idphp.php

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