Guía deber información

EL DEBER DE INFORMAR EN LA PRÁCTICA, SEGÚN LAS NOVEDADES DEL REGLAMENTO EUROPEO DE PROTECCIÓN DE DATOS

Los artículos 13 y 14 del Reglamento Europeo de Protección de Datos (RGPD) regulan la obligación de información en materia de protección de datos. Recordemos que las personas que nos proporcionan información personal deben ser informadas sobre el destino de sus datos, la finalidad de la recogida, las posibles cesiones y sobre los derechos que las amparan.

Esta información debe proporcionarse por un medio eficaz y de forma que se pueda demostrar que la información ha sido facilitada.

Lo normal es que se haga por escrito.

El RGPD ha introducido una serie de novedades en este ámbito y con objeto de facilitar el cumplimiento de la normativa por parte de los responsables de ficheros, la Agencia Española de Protección de datos ha publicado en su web una GUÍA PARA EL CUMPLIMIENTO DEL DEBER DE INFORMAR (así como varias guías más), que puede ser consultada en su web en el siguiente enlace:

http://www.agpd.es/portalwebAGPD/revista_prensa/revista_prensa/2017/notas_prensa/news/2017_01_26_01-ides-idphp.php

Estos serían los extremos sobre los que habría que informar al titular de los datos:

  • La existencia del fichero o tratamiento, su finalidad y destinatarios.

  • El carácter obligatorio o no de la respuesta, así como de sus consecuencias.

  • La posibilidad de ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.

  • La identidad y datos de contacto del responsable del tratamiento.

  • Los datos de contacto del Delegado de Protección de Datos, en su caso.

  • La base jurídica o legitimación para el tratamiento.

  • El plazo o los criterios de conservación de la información.

  • La existencia de decisiones automatizadas o elaboración de perfiles.

  • La previsión de transferencias a Terceros Países.

  • El derecho a presentar una reclamación ante las Autoridades de Control.

Y además, en el caso de que los datos no se obtengan del propio interesado:

  • El origen de los datos.

  • Las categorías de los datos.

Teniendo en cuenta que se requieren más cuestiones que las que actualmente exige la LOPD, los responsables de ficheros tendrán que revisar sus clausulas informativas y ponerlas al día, y a ser posible, ya, como recomienda la Agencia Española de Protección de Datos, aunque la obligación no sea exigible hasta mayo de 2018.

La guía ofrece los modelos que deben utilizarse, y son de estructura muy similar a las tablas sobre información nutricional de los alimentos. La idea es que la persona, de un solo vistazo, pueda tener toda la información necesaria.

Medidas de seguridad en el Reglamento Europeo

Seguridad y protección de datos

Como sabemos, el RD 1720/2007, de 21 de diciembre (Reglamento de desarrollo de la LOPD), regula un número significativo de medidas técnicas de seguridad que los responsables de fichero han de poner en práctica para hacer efectivo el Derecho a la protección de datos de carácter personal. A nadie se le escapa que dicho Derecho quedaría en nada si no viniera respaldado por un mínimo de seguridad.

Como no podía ser de otra forma, al legislador europeo también le ha preocupado especialmente este tema. Así, en el considerando 78 del nuevo Reglamento Europeo se indica que es necesaria la adopción de medidas técnicas y organizativas que garanticen el cumplimiento de los requisitos del propio Reglamento. Se hace una relación de qué tipo de medidas pueden ser estas; a saber:

  1. Reducir al máximo el tratamiento de datos personales.
  2. Seudonimizar lo antes posible los datos personales.
  3. Dar transparencia a las funciones y el tratamiento de datos personales.

El considerando 81 incide, por otro lado, en la necesidad de que el responsable de fichero que contrata a un encargado de tratamiento, recurra únicamente a encargados que ofrezcan suficientes garantías (conocimientos especializados, fiabilidad, y recursos de cara a la aplicación de medidas técnicas y organizativas propias del reglamento, entre ellas, la seguridad, por supuesto).

Además, la relación con este encargado de tratamiento (como ya dispone nuestro artículo 12 LOPD), debe constar en un contrato escrito con un contenido definido por la norma.

Por tanto, hay que ser muy cautelosos a la hora de contratar a un prestador de servicios que vaya a tratar datos de nuestros clientes (por ejemplo: un asesor fiscal), y elegir a aquellos que cumplan la normativa de protección de datos.

En el considerando 83, nos dice el Reglamento Europeo que el responsable de ficheros debe evaluar los riesgos propios del tratamiento y aplicar medidas para mitigarlos, como el cifrado, y el 85, se impone la obligación de notificar –en un plazo de 72 horas- a la autoridad de control competente las violaciones se seguridad que puedan producirse (también se habrá de notificar al propio perjudicado).

Por su parte el considerando 90 establece que en determinados casos, los responsables de fichero tendrán que realizar una evaluación de impacto sobre protección de datos para valorar la particular gravedad y probabilidad del alto riesgo.

Consentimiento e información

Reglamento europeo protección datos

El nuevo Reglamento Europeo de Protección de Datos, hace especial énfasis en el tema de la información y  consentimiento para el tratamiento de datos de carácter personal.

Veamos en qué medida se regula esta cuestión y atendamos al tenor literal del considerando 39 del referido texto legal:

1º. Los tratamientos de datos serán siempre lícitos y leales: a la persona le tiene que quedar absolutamente  claro que sus datos se recogen o tratan y en qué medida.

2º. Se consolida el principio de transparencia. Según el mismo, cualquier información o explicación que se proporcione al interesado sobre el tratamiento de sus datos, será de fácil acceso y comprensión, con uso de lenguaje sencillo y claro.

3º. ¿Y sobre qué ha de quedar claramente informada la persona? Pues sobre la identidad del responsable del tratamiento, los fines del mismo, y sus derechos.

4º. Los datos que se recojan serán los adecuados, pertinentes y estrictamente necesarios para el tratamiento que se pretende de los mismos.

5º. Los datos se conservarán por quien los recoja, durante el tiempo mínimo necesario para su tratamiento. Y se fijarán con exactitud cuánto van a durar los plazos de  conservación.

6º. En el tratamiento de los datos, siempre se habrá de garantizar la confidencialidad y seguridad de los mismos, impidiendo el acceso por personas no autorizadas.

7º. Por supuesto, el principio de consentimiento en el tratamiento de datos, es esencial: no se pueden recoger ni tratar datos sin contar antes con la autorización expresa del titular de la información, teniendo no obstante en cuenta, las excepciones legales.

8º. El hecho de que se haya prestado el consentimiento, tiene que poder ser demostrado por la persona o entidad que recoge y trata los datos. Por tanto, el consentimiento nunca se puede suponer. Literalmente, dice el Reglamento Europeo en su considerando 42 que:

“…debe proporcionarse un modelo de declaración de consentimiento elaborado previamente por el responsable del tratamiento con una formulación inteligible y de fácil acceso que emplee un lenguaje claro y sencillo, y que no contenga cláusulas abusivas. Para que el consentimiento sea informado, el interesado debe conocer como mínimo la identidad del responsable del tratamiento y los fines del tratamiento a los cuales están destinados los datos personales. El consentimiento no debe considerarse libremente prestado cuando el interesado no goza de verdadera o libre elección o no puede denegar o retirar su consentimiento sin sufrir perjuicio alguno.”

9º. Por supuesto, el principio de consentimiento, tiene una serie de excepciones, como:

  • Cuando sea necesario en el contexto de un contrato o de la intención de concluirlo.

 

  • Cuando exista una obligación legal.

 

  • Cuando sea necesario para proteger un interés esencial para la vida de la persona.

10º. Todo lo anterior se recoge expresamente en los artículos 5, 6, 12 y 13 del Reglamento Europeo.