Inscripcion de ficheros y LOPD



El artículo 26 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD), establece la obligación de inscribir los ficheros de datos que manejes en tu empresa o profesión ante el Registro de la Agencia Española de Protección de Datos.

Concretamente, nos dice la norma que:

1. Toda persona o entidad que proceda a la creación de ficheros de datos de carácter personal lo notificará previamente a la Agencia de Protección de Datos.

3. Deberán comunicarse a la Agencia de Protección de Datos los cambios que se produzcan en la finalidad del fichero automatizado, en su responsable y en la dirección de su ubicación.

Es decir, que los ficheros de datos han de ser notificados a la Agencia y además se deben mantener actualizados ante la misma.

Tres son las preguntas que me formulan los clientes con mucha frecuencia en relación con este tema:

1ª. ¿Esto quiere decir que le tengo que comunicar a la AEPD todos los datos de todos mis clientes, mis trabajadores, contactos, etc…?

La respuesta es NO. Lo que le comunicas, por medio de un formulario oficial, es qué tipo de datos tienes y para qué los usas. Ejemplo: tengo los nombres, apellidos, DNI, nº de SS, etc… de mis trabajadores y los uso para poder gestionar la relación laboral con los mismos.

2ª. ¿Qué tipo de cambios le tengo que notificar a la AEPD en relación con estos ficheros?

Nos lo dice el párrafo 3º del artículo 26 antes trascrito y lo aclara la propia AEPD en resumen de su Primera Sesión Anual Abierta de 22 de abril de 2008 (preguntas frecuentas), en los siguientes términos:

Tienen que notificarse las modificaciones que afecten a:

– Cambio de denominación social, forma societaria o de personalidad jurídica.

- Modificación del nivel de seguridad aplicable. En todo caso, concordancia entre el nivel aplica

do, el exigido por el RDLOPD y el notificado.

– El fichero de nómina se puede notificar con datos de salud (grado de discapacidad –IRPF) y nivel de seguridad básico. OJO! en todo caso, se mantiene la obligación  de aplicar todas las garantías exigidas para tratar datos especialmente protegidos.

– Cualquier modificación del contenido de la inscripción. Ej. Sistema de tratamiento, automatizado con documentación en papel, notificar sistema mixto

3ª. ¿Tengo que notificar la cancelación de los ficheros? ¿En que supuestos?

Sí, tienes que notificarla. En el mismo documento que indico, la AEPD explica en qué supuestos:

– Si ha quedado excluido totalmente de la aplicación de la LOPD.

– Si cesa la actividad del responsable. Ficheros bloqueados se pueden suprimir.

– Si desaparece la competencia o el objeto que ocasionó la creación del fichero.

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